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Tipps zur Rechnungslegung + gesetzliche Fakten, die du kennen musst (inkl. Gratis Vorlagen!)

by Babsi

Ich bin mittlerweile ja schon einige Jahre selbständig und habe über die Zeit hinweg mit etlichen Freiberuflern und Dienstleistern zusammengearbeitet.

Dementsprechend habe ich auch die unterschiedlichsten Rechnungen erhalten und ein persönliches Resümee gezogen, was die Vor- und Nachteile für deine Kunden, aber auch die wichtigsten Fehler betrifft, die du unbedingt vermeiden musst. Außerdem habe ich auch einige Freebies hier für dich, die du nutzen kannst.

Tipps-für-die-Rechnung

Gratis Downloads: Rechnungsvorlagen für dich

Ich habe hier zunächst einige Vorlagen für dich, die du downloaden und verwenden kannst. Zuvor müssen sie natürlich angepasst werden. Lies dir jede Position durch und fülle die entsprechenden Punkte aus.

Du kannst am Ende die Rechnung natürlich noch farblich verändern und Grafiken hinzufügen, übertreibe es aber nicht. Am Ende wirkt sich die Rechnung zwar auf dein Corporate Design aus, aber sie muss allem voran eins sein: Zweckerfüllend.

Meine Vorlagen für dich:

Bevor wir fortfahren, erkläre ich dir die einzelnen Unterschiede und wozu du welche Vorlage benötigst.

Ob du als Kleinunternehmer giltst und welche der Rechnungsvorlagen du daher brauchst, weißt du natürlich selbst am besten.

Selbstredend musst du den Steuersatz in der Vorlage mit USt anpassen, denn in Deutschland gelten keine 20 % USt, sondern 19 %.

Eine Berichtigungsnote brauchst du immer dann, wenn ein Kunde einen Fehler festgestellt hat und nun eine Korrektur seiner Rechnung benötigt. Da das auch rückwirkend mit bereits bezahlten Rechnungen passieren kann, gibt es auch die Möglichkeit zur Sammelkorrektur. Hier findest du daher zwei verschiedene Vorlagen, die du je nach Bedarf verwendest.

Achtung! Manch schwarze Scharfe versuchen im Nachhinein mit einer nachträglich beantragten UID-Nummer Steuern zu sparen und möchten frühere Bruttorechnungen plötzlich als Reverse Charge korrigiert haben. Auch andere Betrugsversuche sind möglich.

Prüfe daher nachgeforderte Korrekturen immer gewissenhaft, halte im Zweifelsfall Rücksprache mit deinem Steuerberater oder Anwalt und lass dir lieber einen Tag länger Zeit, als einen groben Fehler zu machen!

Als klares Warnsignal für einen Betrugsversuch gilt es, wenn dein ehemaliger Kunde dir sagt, dass er großen Zeitdruck hat. Es ist nicht dein Problem, wenn das tatsächlich der Fall sein sollte und er sich einfach zu spät um die Korrekturen gekümmert hat!

Auch wenn dir selbst auffällt, dass du einen Fehler auf der Rechnung gemacht hast, ist eine Berichtigungsnote fällig. Damit eine Rechnung wirklich gültig ist, müssen schließlich Angaben wie Anschrift, UID-Nr. und dergleichen korrekt sein.

Einen Rechnungseinspruch legst du wiederum, wenn du selbst von deinem Dienstleister/Freiberufler eine Rechnung erhältst und die in irgendeiner Form nicht der Richtigkeit entspricht.

Ich habe im Laufe meiner Selbständigkeit übrigens festgestellt, dass ein solcher Einspruch sehr viel motivierender ist, als die Rechnung trotzdem zu zahlen und dann höflich auf die Korrektur zu warten. Solange die nicht geschehen ist, kannst du die Rechnung mit falschen Angaben übrigens nicht in deine Buchhaltung aufnehmen. Ein Rechnungseinspruch hat daher absolut nichts mit übertriebener Bürokratie zu tun, sondern ist völlig legitim. Und zwar auch dann, wenn beispielsweise nicht die Rechnungssumme, sondern deine UID-Nr. oder auch deine Anschrift nicht korrekt ist.

Was muss sich unbedingt auf der Rechnung befinden?

Hast du deine Vorlage entsprechend angepasst, gehst du anhand dieser Checkliste nochmal durch, ob auch alles vorhanden ist:

  • Vollständiger Name + Anschrift von dir und deinem Kunden
  • Steuernummer (nur in Deutschland!) oder UID-Nummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung dessen, was verrechnet wird (alternativ: Art und Umfang der Leistung, kann auch pauschal und damit ohne Stückzahl angegeben werden)
  • Zeitpunkt deiner Leistungserbringung (Leistungsdatum oder Leistungszeitraum – der Begriff ist in der Rechnung Korrekt wiederzugeben!)
  • Rechnungssumme, die entsprechend aufgeschlüsselt ist (Netto, Brutto, Steuersätze, Rabatte)
  • Hinweis auf Kleinunternehmerregelung oder Reverse Charge, sofern zutreffend
Weiterführende Informationen zum Thema Pflichtangaben auf der Rechnung erhältst du bei der WKO (gültig für Österreich) oder bei der IHK Berlin (gültig für Deutschland).

Es gibt nicht viele Unterschiede zwischen Österreich und Deutschland, aber die wenigen sind entscheidend und müssen unbedingt beachtet werden.

Unterschiede zwischen Österreich und Deutschland

So stimmen zum Beispiel die USt-Sätze nicht überein (in Österreich 20 %, in Deutschland 19 %) und auch die Paragraphen zur Kleinunternehmerregelung nicht (in Österreich § 6 Abs. 1 Z 27 UstG, in Deutschland § 19 UStG).

Auch die Sache mit der Steuernummer unterscheidet sich deutlich; so ist die Angabe davon auf der Rechnung in Deutschland Pflicht, wenn keine UID-Nr. genannt wird, während in Österreich im Gegenteil sogar davon abgeraten wird, weil man damit im Grunde Einsicht in sämtliche Steuerdaten des Unternehmens erhalten könnte. Ist zwar mit der DSGVO nicht ganz so leicht, aber die Steuernummer ist in Österreich nur für dich als Unternehmer wichtig.

Weder deine Kunden, noch deine Dienstleister sollten sie kennen. Um die Legitimität eines Unternehmens nachprüfen zu können, gibt es im Übrigen ganz andere, sehr verlässliche Wege. Etwa die UID-Nr. zu prüfen (geht ganz einfach über die Webseite der Europäischen Kommission) oder indem du das Impressum deines Kunden prüfst. Bei Verdachtsmomenten, dass das Unternehmen trotzdem unseriös ist, verlangst du einfach den Betrag in Vorauskasse.

Lies dir zu dem Thema übrigens hier durch, warum du die Vorauskasse als generelle Zahlungskondition einsetzen solltest.

Wer darauf nicht einsteigt, ist sowieso kein Kunde, mit dem du zu tun haben willst.

Auch in Bezug auf die Einforderung ausstehender Zahlungen gibt es Unterschiede. Und hier wird es insbesondere verzwickt, wenn du EU-Länderübergreifend arbeitest und du selbst z.B. in Österreich sitzt, dein Kunde aber in Deutschland.

Zahlungsverzug & Fristen: das musst du wissen

Bei Dienstleistungen gibt es zunächst einmal keinen Vorbehalt auf Eigentum. Bleibt die Zahlung aus, hast du nur bedingt die Möglichkeit, legitimen Druck auf deinen Kunden auszuüben.

Du kannst zum Beispiel bei einem gebuchten Linkbuilding-Artikelplatz den Link rausnehmen und zumindest selbst noch vom Text profitieren. Da du den Link aber nach Zahlungseingang wieder setzen musst und dabei eine ziemliche Streiterei rauskommen kann, solltest du einmal in einer Zahlungserinnerung darauf hinweisen und dir das Recht herausnehmen, dass du den gebuchten Auftrag mit Linklöschung auch stornierst. Das muss aber entsprechend in deinen AGB verankert sein!

Achtung Mythos: Deine AGB greifen nicht automatisch! Bei einer einmaligen Zusammenarbeit brauchst du die ausdrückliche Zustimmung deines Kunden, dass er die AGB akzeptiert. Bei einer mehrmaligen Zusammenarbeit greifen sie (zumindest nach österreichischem Recht) automatisch, und zwar schon ab dem zweiten Mal.

Du musst dich im Zweifelsfall also unbedingt an deine Zahlungsfristen handeln und dich auf dein Bauchgefühl verlassen, wenn es um größere Summen geht.

Denk außerdem darüber nach, eine Rechtsschutzversicherung abzuschließen, die dich auch bei Inkassoforderungen unterstützt. Ich habe genau so eine und erachte das rückwirkend betrachtet als eine der besten Entscheidungen, die ich im Laufe meiner Selbständigkeit je getroffen habe.

Wichtige Fakten zu Zahlungsfristen & Zahlungsziel

Zahlungsverzug beginnt zunächst einmal erst nach 30 Tagen.

Wichtig für dich in dem Zusammenhang:

  • Bei digital verschickten Rechnungen tritt der Zahlungsverzug 30 Tage nach der Zusendung ein.
  • Bei einer Rechnungssendung per Post oder auf einem anderen Weg tritt der Zahlungsverzug 30 Tage nach Erhalt ein.

Das gilt auch dann, wenn die Rechnung im Einvernehmen schon vor Leistungserbringung ausgestellt wird. Verzögert sich die aus irgendeinem Grund um einen Monat, verliert die Rechnung mitsamt Zahlungsziel unabhängig davon also ihre Gültigkeit nicht.

Darüber hinaus gibt es natürlich noch deine AGB, die bei erstmaliger Zusammenarbeit ausdrücklich akzeptiert werden müssen. In denen führst du deine Zahlungskonditionen auf, inklusive Mahngebühren, die du dafür erhebst, wenn es dazu kommen sollte.

In Österreich gängig: 10 € pro Mahnschreiben, das du versenden musst, um deinen Bearbeitungsaufwand zu decken

Ob die Mahngebühren im Anschluss dann wirklich bezahlt werden, ist immer so eine Sache. Bei rund 100 Mahnungen, die ich bislang schon verschickt habe, wurde am Ende für keine davon die Gebühr bezahlt. Das Recht wäre auf meiner Seite, diese Gebühren einzuklagen, eben weil ich sie in den AGB verankert habe, aber wenn ich zumindest meinen ursprünglichen Rechnungsbetrag erhalte, verzichte ich darauf und ziehe meine Lehre draus: Nie wieder mit betreffendem Kunden zu arbeiten.

Daneben kommunizierst du dein Zahlungsziel im Vorfeld. Ein guter Zeitpunkt wäre die Preisverhandlung, in der du sowieso schonmal darauf hinweisen solltest, ob du Netto- oder Bruttorechnungen ausstellst.

Es gehört sich im Übrigen nicht, die Konditionen bei laufender Zusammenarbeit einfach zu ändern. Und schon gar nicht ohne Rücksprache. Klammheimlich den Zeitraum von zum Beispiel 14 auf 7 Tage runterzuschrauben und dann direkt mit einer Zahlungserinnerung zu kommen ist ein sicherer Weg, die gute Zusammenarbeit zu beenden! Mal davon abgesehen, dass es rechtlich nicht völlig legitim ist, da eben solche Änderungen immer klar kommuniziert werden müssen.

Was bedeutet das jetzt also zusammengefasst?

Ist das Zahlungsziel unmissverständlich im Vorhinein kommuniziert werden, tritt der Zahlungsverzug schon am ersten Tag danach ein.

Der Zahlungsverzug von 30 Tagen tritt also immer nur dann ein, wenn nichts anderes klar kommuniziert wurde. Steht nur auf deiner Rechnung, dass sie sofort fällig wird und habt ihr das vorher nicht besprochen, ist das Recht bei einer erstmaliger Zusammenarbeit auf der Seite deines Kunden. Du musst bei ausbleibender Zahlung dann 30 Tage warten, bis zu den rechtlichen Weg gehen kannst.

Aber du darfst natürlich schon früher eine Zahlungserinnerung versenden!

Zahlungserinnerungen, Mahnungen & Inkasso

Hier haben wir es mit drei verschiedenen Dingen zu tun:

  • Eine Zahlungserinnerung ist höflich formuliert, drückt ein Auge zu und kann völlig formlos sein. (Damit also auch ein kurzes Nachfragen via Facebook, Whatsapp, Mail, Telefon, etc.; wobei schriftliche Nachfragen als Beweise immer vorzuziehen sind!)
  • Eine Mahnung ist schon sehr viel strenger, wird als formelles Schreiben versendet und beinhält in der Regel schon eine Bearbeitungsgebühr für deinen zusätzlichen Aufwand.
  • Beim Inkasso handelt es sich dann um die Eintreibung deiner Forderung durch ein Drittunternehmen. Es kann daraufhin zur gerichtlichen Exekution kommen.

Daher übrigens auch nochmal ausdrücklich mein Tipp: Hol dir eine entsprechende Rechtsschutzversicherung, damit sich ein Anwalt um Inkasso und Exekution kümmert und du nichts weiter damit zu tun hast.

Du darfst schließlich nicht vergessen, dass so etwas ziemlich viel Zeit kostet und du stattdessen besser deinem eigentlichen Hauptgeschäft nachgehen solltest.

Ja, in der Regel du einen Selbstbehalt zu bezahlen, wenn es um Kunden im Ausland (auch innerhalb der EU) geht, aber den (und auch die Versicherungskosten) holst du locker damit rein, dass du deine kostbare Arbeitszeit nicht mit solchen Dingen blockierst!

Zum guten Ton gehört immer:

  • Zahlungserinnerung 14 Tage nachdem die Rechnung noch nicht bezahlt wurde (auch, wenn das Zahlungsziel auf sofort lautet)
  • 1. Mahnung 14 Tage später
  • 2. Mahnung 7 bis 14 Tage später inkl. Hinweis auf Inkasso

Viele stellen dann nochmal eine dritte Mahnung aus, aber davon würde ich persönlich abraten. Es wäre dein gutes Recht, dass du den Betrag schon beim ersten Tag des Zahlungsverzugs per Inkasso eintreiben lässt, also sind eine Erinnerung mitsamt zwei Mahnungen schon kulanter, als man zunächst oft vermutet.

Ich bin übrigens auch ein großer Verfechter davon, die üblichen Bitte/Danke-Floskeln aus Mahnungen oder auch schriftlichen Zahlungserinnerungen völlig fernzuhalten.

Denn sind wir mal ehrlich: In nur 9 von 10 Fällen hat es der Kunde wirklich versäumt, pünktlich zu bezahlen. Da reden wir natürlich nicht von Leuten, mit denen du seit vielen Monaten zusammenarbeitest und wo du schon gut einschätzen kannst, wie ehrlich derjenige mit seiner Begründung ist. Wenn nach einer schnellen Erinnerung auch innerhalb weniger Tage das Geld bei dir ist, kannst du dir ja denken, dass da wirklich ein kleines Missgeschick passiert ist.

Halte dir immer vor Augen: Du bist ein Unternehmen und auch dein Werbepartner ist eines. Du hast es hier also nicht mit einer Privatperson zu tun, für die du die Wohlfahrt spielen musst. Es ist auch nicht deine Aufgabe, daran zu erinnern, dass man sich bei Zahlungsschwierigkeiten bei dir für eine Ratenvereinbarung melden soll.

Bei vielen unzuverlässigen Leuten reicht es ja bereits, wenn sie durch deine erste Mahnung vermittelt bekommen, dass du wirklich dahinter bist und keine Faxen duldest. Dann wird ohne großen Kommentar die Überweisung veranlasst und du hörst nie wieder was von demjenigen.

Traurig genug, dass das ein beliebtes Muster vieler Horrorkunden ist. In der Texterszene hat es sich nämlich etabliert, dass man häufig die bestellten Texte einsetzt, ohne die Rechnung bezahlen zu wollen. Selbige Leute betreiben ja oft Webseiten, für die sie die Texte überhaupt erst brauchen. Selbige Leute kaufen natürlich auch Werbeplätze und Links bei Bloggern ein. Natürlich dann gerne mal ohne Werbekennzeichnung, was sie als völlige Selbstverständlichkeit vermitteln. Mein Tipp: Verschwende deine Zeit nicht mit solchen Leuten.

Schaffe Motivationen zur schnellen Zahlung

Der beste Weg wäre natürlich, es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, dass es zum Zahlungsverzug kommt. Das schaffst du, indem du zur schnellen Zahlung motivierst.

Du kannst beispielsweise ein Skonto einräumen, meist in Höhe von 3 bis 5 %, das man immer dann erhält, wenn man in einem gewissen Zeitraum (meist die Hälfte des Zahlungsziels) bezahlt. Inwiefern das für dich bei einem Einzelauftrag Sinn macht, musst du natürlich selbst abschätzen.

Alternativ kannst du auch mit einer Abschlagszahlung arbeiten, die zumindest so hoch ausfällt, dass du damit den Verlust gut abdecken könntest, sollte die restliche Rechnung nicht fristgerecht bezahlt werden.

Oder du stellst eben völlig auf Vorkasse um, ganz egal ob Bestands- oder Neukunden. Wer wirklich mit dir zusammenarbeiten will, lässt sich davon nicht abhalten.

Ich arbeite seit mehreren Jahren ausschließlich auf Vorauskasse, und zwar für kleine, mittelgroße und wirklich große Unternehmen. Wer nicht dazu bereit ist, meinen Konditionen zuzustimmen, macht Platz für den nächsten Traumkunden. So einfach ist das!

Bei größeren Summen setzt du auf einen Kooperationsvertrag, wie du ihn hier findest. Darin kannst du das Zahlungsziel entsprechend auf “sofort” bzw. “Vorkasse” abändern. So ist im Zweifelsfall auch die Gegenseite abgesichert.

Meine Tipps für deine Rechnungslegung

Zu guter Letzt kommen wir nun zu den eingangs erwähnten Fehlern, die mir in den letzten Jahren leider viel zu oft untergekommen sind. Gehe also immer sicher, dass sie dir nicht passieren!

  • Double-Check vor dem Absenden! Prüfe nochmal alle Angaben. Stimmen Rechnungssumme, Adresse, UID-Nr. usw.? Erst, wenn du das bejahen kannst, versendest du die Rechnung.
  • Beachte die DSGVO! Hat auch mit dem Thema Double-Check zu tun. Ich hab schonmal eine Rechnung erhalten, bei der in der Dateibezeichnung (nicht im Dokument) der Name einer anderen Kundin gestanden hat. Großer Deal Breaker! Wer in der digitalen Welt arbeitet, muss die DSGVO vollumfänglich verstehen und auch einsetzen.
  • Rechnung immer als PDF verschicken! Viel zu oft habe ich Rechnungen als Word-Datei erhalten, was unglaublich problematisch ist. Theoretisch könnte der Empfänger einfach die komplette Rechnung damit nach Belieben abändern und im Anschluss stünde Aussage gegen Aussage!